PROGRAMA KAIZEN DA INCM

O que é?
A filosofia Kaïzen-Lean tem origem no Japão após a Segunda Guerra Mundial e visa identificar e eliminar as fontes de desperdício (Lean, magra) de forma contínua (Kaïzen) nas operações, tornando os processos produtivos e prestação de serviços próximos do nível de excelência. 

O Programa Kaizen na INCM (2011/2023)
Foi com esse objetivo que em 2011 nasceu na INCM, na Unidade de Negócio da Gráfica de Segurança, o projeto Kaizen, estrategicamente focado na:

• Organização de espaços fabris
• Eficiência operacional dos equipamentos
• Mudança de cultura organizacional (Kaïzen mindset)

Decorridos 8 anos, no final de 2019 e já pensando numa estratégia de transversalidade destas boas práticas, o Conselho de Administração decidiu centralizar a equipa Kaizen da UGF na DPR, de forma a melhor suportar todas as unidades orgânicas da INCM.
Já em 2020, o desafio foi também lançado à Unidade das Contrastarias, com a colaboração do Instituto Kaizen (IK), tendo resultado uma reengenharia de processos com vista à melhoria da eficiência da operação, e que ficou refletida nos excelentes resultados nos níveis de serviço prestado e na satisfação dos nossos clientes.

De salientar que o IK já tinha tido em 2017 uma breve passagem na Unidade da Moeda e nos Serviços Logísticos, não tendo sido possível garantir a implementação das melhorias propostas pelos diagnósticos realizados.
Desta forma, decidiu-se incluir no projeto de 2022 com o IK uma iniciativa que apoiasse a DPR na criação de um Programa Kaizen transversal.

Este programa-piloto em curso é essencial para alcançar os resultados desejados nas iniciativas de melhoria contínua da INCM como um todo, e para garantir uma mudança estruturada, desmultiplicando as competências e comportamentos de melhoria contínua por todas e por todos.

Os desafios para o triénio 2023 – 2025
Alinhado com as orientações estratégicas da INCM para 2023-25, focadas na “Capacitação Industrial e Resiliência” e na “Transformação Organizacional e Sustentabilidade”, o Programa Kaizen tem como principais objetivos e como ambição de crescimento:

1. Alinhamento de todas as equipas de negócio e de suporte na cultura de Melhoria Contínua dos seus processos
2. Partilha de boas práticas e aproveitamento das sinergias entre equipas
3. Comunicação normalizada e eficaz entre a equipa KZE (centralizada na DPR) e as restantes equipas (gestores e pivots das UO)
4. Sustentabilidade assegurada pelas equipas operacionais

   
   

A Organização de suporte, quem são os nossos colegas
Em termos de estrutura organizacional, o Programa Kaizen é composto por “Gestores” e “Pivots”, com papeis e responsabilidades bem definidos, e para este piloto foram selecionados 10 gestores e 88 pivots, com perfis e competências específicas para responder à estratégia do programa. Prevê-se, ainda, que em 2023 este número seja aumentado.
São eles:
Gestora DPR (Cláudia Malaco)
Gestor UGF (Joana Cordeiro), Gestor DCO (Milton Gracias), Gestor DCS-GCP (Susana Nunes), Gestor DCS-GSN (Carla Prudêncio), SLI (Ana Morais), DME (Teresa Cabral), SLG (Amorim Ferreira e Eduardo Peixoto), UCF (Patricia Fonseca), UMD (Rafael Claro)

MODELO DE GOVERNANCE E COMUNICAÇÃO

A formação e o trabalho em curso
De forma a capacitar as equipas selecionadas, realizaram-se em Setembro e Outubro últimos 16 sessões de formação teórico-práticas sobre 4 temáticas incluídas na 1ª Fase do Plano de Formação e Treino definido, incluindo Porto/Gondomar, que foram estendidas a vários outros participantes.

Para assegurar a implementação e acompanhamento das iniciativas de melhoria, bem como promover a sua comunicação transversal, estão a ocorrer reuniões mensais entre a Gestora da DPR e os Gestores das UO e reuniões semanais/quinzenais entre cada Gestor UO e seus pivots.

Neste programa também existem sessões de teambuilding, tal como aconteceu na última reunião de gestores, a 6 de dezembro, que para além da habitual partilha de iniciativas concluídas ou em curso por parte dos gestores, foi promovida uma dinâmica de grupo denominada “Até que ponto conheces o teu par (Equipa)?”.

Os resultados mais visíveis já alcançados
Ainda que o processo de melhoria contínua não tenha fim – o que torna este Programa de certa forma intemporal -, os resultados até ao momento mostram que o caminho trilhado tem surtido efeito, contando desde já com:

• redução dos tempos de setup em equipamentos da UGF
• melhoria nos tempos de resposta do Planeamento Gráfico a pedidos de orçamentação à área Comercial (prioridades através do JIRA)
• melhoria na Qualidade no fabrico dos seus produtos
• redução de tempos desnecessários na comunicação dos resultados das análises laboratoriais às áreas produtivas (SLI)
• melhoria na gestão de reclamações dos produtos gráficos (DCS-Suporte ao negócio)
• melhoria na organização de áreas de trabalho (SLI e UMD)
• melhoria no Planeamento Tático da produção da UGF-IN

“Como responsável da área KZE, arrisco-me a dizer que neste arranque o Programa superou todas as expectativas, pois tem sido muito acarinhado por todos que o vão conhecendo (nas formações por exemplo) e temos constatado que todos os gestores e já alguns pivots se demonstraram muito empenhados em aprender e pôr em prática estes conceitos de melhoria, e por outro lado, em conhecer e partilhar as iniciativas uns dos outros.” – Cláudia Malaco (DPR)